Datenschutzinformationen für Bewerbende
Wir möchten Sie nachfolgend über die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und der Nutzung unseres Online-Bewerbungsportals informieren. Die nachfolgenden Datenschutzinformationen gelten für alle Bewerbungen, also auch bei einer Initiativ-Bewerbung, wenn Sie sich nicht auf eine konkrete Stelle bewerben sowie bei einer Zusendung der Bewerbung über den Postweg oder per E-Mail.
Verantwortliche Stelle, im Sinne der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“), für die Verarbeitung von Bewerbungsdaten ist die jeweilige Gesellschaft der OPTIMAL SYSTEMS Gruppe, bei der Sie sich auf eine Stelle bewerben:
- OPTIMAL SYSTEMS GmbH, Sonnenallee 221d, 12059 Berlin
- OPTIMAL SYSTEMS GmbH, Geschäftsstelle Leipzig, Goldschmidtstraße 28a, 04103 Leipzig
- OPTIMAL SYSTEMS GmbH, Geschäftsstelle Frankfurt, Sportparkstraße 9, 35578 Wetzlar
- OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Bielefeld, Zimmerstraße 8, 33602 Bielefeld
- OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft Dortmund mbH, Phoenixseestraße 20, 44263 Dortmund
- OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hamburg, Mendelssohnstraße 15d, 22761 Hamburg
- OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Hannover, Vahrenwalder Straße 269, 30179 Hannover
- OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Jena, Carl-Zeiss-Platz 1, 07743 Jena
- OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Konstanz, Reichenaustraße 11a, 78467 Konstanz
- OPTIMAL SYSTEMS GmbH München, Einsteinring 26, 85609 Aschheim/Dornach
- OPTMAL SYSTEMS GmbH München, Geschäftsstelle Nürnberg, Frankenstraße 152, 90461 Nürnberg
- OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Stuttgart, Pflugfelder Straße 22, 71636 Ludwigsburg
- OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Stuttgart, Geschäftsstelle Furth im Wald, Wasserstraße 12, 93437 Furth im Wald
- OPTIMAL SYSTEMS Vertriebsgesellschaft mbH Österreich, Perfektastraße 55, 1230 Wien
- OPTIMAL SYSTEMS Schweiz AG, Rathausplatz 1, 8500 Frauenfeld, Schweiz
Sofern Sie Ihre Bewerbung nicht an eine bestimmte Gesellschaft adressieren oder aus der Stellenanzeige die Gesellschaft nicht hervorgehen sollte, ist im Zweifel die OPTIMAL SYSTEMS GmbH verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung.
Für Rückfragen können Sie uns unter recruiting@optimal-systems.de erreichen. Sie erreichen den Datenschutzbeauftragten der OPTIMAL SYSTEMS Gruppe unter adv@optimal-systems.de.
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Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns im Rahmen des gesamten Bewerbungsverfahrens mitteilen (z.B. in Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnissen, Bewerbungsinterviews sowie Informationen, die Sie in das Online-Bewerbungsportal eingeben). Dies sind insbesondere Ihre Anrede und Kontaktdaten, Ihr Lebenslauf sowie Daten zu Ihrer Ausbildung und Ihren Qualifikationen. Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir im Rahmen von Messen, aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. XING, LinkedIn, StepStone, Indeed), von Personalvermittlungen, von der Agentur für Arbeit, oder aufgrund einer Empfehlung zulässigerweise gewonnen haben. Die Datenverarbeitung erfolgt gemäß § 26 Abs. 1 S. 1 BDSG zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens („Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses“).
Die Daten können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten (z.B. ein Foto, das die ethnische Herkunft erkennen lässt, Angaben über die Schwerbehinderteneigenschaft sowie die Religionszugehörigkeit) umfassen, soweit Sie uns diese freiwillig mitgeteilt haben. Rechtsgrundlage ist insoweit Art. 9 Abs. 2a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG. Wir möchten allerdings alle Bewerbenden nur nach ihren Qualifikationen bewerten und bitten daher, auf solche Angaben in der Bewerbung möglichst zu verzichten.
Sie können Ihre Einwilligung zur Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten jederzeit widerrufen, z.B. durch E-Mail an recruiting@optimal-systems.de.
Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling gemäß Art. 22 DSGVO durch.
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Sofern Sie dazu ausdrücklich einwilligen, speichern wir Ihre Angaben auch über das Ende eines konkreten Bewerbungsverfahrens hinaus für einen Zeitraum von 12 Monaten, damit wir Sie später kontaktieren können, falls Sie für eine andere Stelle in Betracht kommen (Aufnahme in den „Bewerbendenpool“). Wenn Sie sich für eine andere Stelle bewerben, beginnt die Frist erneut zu laufen. Rechtsgrundlage für diese Speicherung ist Art. 6 Abs. 1a DSGVO.
Sie können die Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerbendenpool jederzeit widerrufen, z.B. durch E-Mail an recruiting@optimal-systems.de.
- Wir prüfen jede eingehende Bewerbung auch auf weitere Einsatzmöglichkeiten bei anderen OPTIMAL SYSTEMS Gesellschaften. Deshalb werden wir Ihr Profil ggf. auch an andere der o.g. Vertriebsgesellschaften weiterleiten. Diese werden Ihre Daten ausschließlich für das Bewerbungsverfahren gemäß diesen Datenschutzinformationen nutzen, wenn Sie für eine Stelle in Betracht kommen. Rechtsgrundlage ist § 26 BDSG bzw. Ihr und unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1f DSGVO. Wenn Sie nicht mit diesem Vorgehen einverstanden sind, haben Sie jederzeit die Möglichkeit zu widersprechen, z.B. durch E-Mail an recruiting@optimal-systems.de.
- Wir löschen Ihre Daten:
- Wenn Sie zur Aufnahme in den Bewerbendenpool eingewilligt haben, automatisch nach Ablauf der o.g. Fristen oder vorher, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen; im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung jedoch nicht vor Abschluss des Bewerbungsverfahrens;
- Wenn Sie nicht zur Aufnahme in den Bewerbendenpool eingewilligt haben, nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.
Ein Bewerbungsverfahren ist abgeschlossen, wenn diejenige Frist abgelaufen ist, in der noch mit Klagen wegen Verstoßes gegen das AGG zu rechnen ist (i.d.R. sechs Monate nach Versand der Ablehnung, wenn bis dahin keine Klage bzw. Geltendmachung nach § 15 Abs. 4 AGG eingegangen ist).
- Wir bedienen uns externer Dienstleister, die ausschließlich in unserem Auftrag tätig werden und Daten nicht zu eigenen Zwecken verarbeiten dürfen, z.B. Personalvermittlungen und Personalberatungen sowie externe Berater*innen im Falle eines eignungsdiagnostischen Verfahrens und im Streitfall ggf. Rechtsanwälte. Das Online-Bewerbungsportal wird von der OPTIMAL SYSTEMS GmbH für eigene Zwecke und als Dienstleister im Auftrag der übrigen Gruppe betrieben.
- Neben dem Recht auf Widerruf Ihrer uns gegenüber erteilten Einwilligungen stehen Ihnen bei Vorliegen der jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, auf Löschung nach Art. 17 DSGVO, auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Widerspruch nach Art. 21 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO zu. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO.
Stand: 04/2026
